Przetwarzanie danych osobowych przez związki zawodowe (od teorii do praktyki w kierunku poradnika)

Opublikowane według Andrzej Van-Selow · 18 Wrzesień 2024

ZWIĄZEK ZAWODOWY JAKO ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Jak wynika z informacji udostępnionych przez Główny Urząd Statystyczny w Polsce w 2022 r. aktywnie działało 11 656 organizacji związków zawodowych, funkcjonujących na różnych szczeblach. Osoby zrzeszone w związkach zawodowych stanowiły 4,7% w odniesieniu do dorosłej ludności Polski oraz 14,8% zatrudnionych na podstawie stosunku pracy w zakładach zatrudniających powyżej 9 osób.

Wyżej wskazane liczby wskazują, że stosunkowo duża liczba podmiotów działających jako związek zawodowy w oparciu o przepisy ustawy o związkach zawodowych sprawuje kontrolę nad danymi osobowymi znaczącej części społeczeństwa.

Skuteczne i sprawne funkcjonowanie związków zawodowych nie jest możliwe, jeżeli osoby w nich zrzeszone, a także opinia publiczna, przestaną im ufać. Do spadku zaufania członków związku zawodowego do zrzeszającej ich organizacji mogą potencjalnie przyczynić się m.in. negatywne zdarzenia związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Przepisy RODO mają na celu ochronę danych osobowych mieszkańców Unii Europejskiej poprzez szeroki zakres wymagań dotyczących prywatności i bezpieczeństwa danych.

Związki zawodowe to organizacje społeczne o specyficznym statusie, skupiające nie tylko pracowników, ale również inne osoby, którym art. 2 ustawy o związkach zawodowych przyznaje prawo do zrzeszania się, niezależne i samorządne, o charakterze korporacyjnym, działające na podstawie statutowo ukształtowanych struktur organizacyjnych (wewnętrznych, terenowych).

Ustawodawca w art. 1 ustawy o związkach zawodowych eksponuje samorządność związków zawodowych, polegającą przede wszystkim na samodzielnym określaniu celów i zasad swego funkcjonowania, programów działania organizacji, wyznaczania struktur wewnątrzorganizacyjnych oraz procedur podejmowania decyzji.

Przepisy RODO dotyczą więc każdej organizacji związkowej, która przetwarza i przechowuje dane osobowe swoich członków lub byłych członków zamieszkałych w Unii Europejskiej.

Przepisy RODO spowodowały, że związki zawodowe w procesie realizacji swoich statutowych celów, przetwarzając dane osobowe muszą:

przestrzegać praw swoich członków, formalizując i jasno określając ich prawa zgodnie z zasadami przejrzystości i rozliczalności;
weryfikować i aktualizować realizowane procesy (np. zasada minimalizacji danych oznacza, że związek zawodowy powinien gromadzić tylko dane osobowe niezbędne do prowadzenia swojej statutowej działalności oraz analizować każdy proces, który obejmuje żądanie danych osobowych od swoich członków np. w takich czynnościach jak chociażby organizacja imprez związkowych);
uwzględnić i stosować w wewnętrznych procedurach związkowych przepisy RODO;
zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych swoich członków (np. upewnić się czy każda osoba z kierownictwa związku ma adekwatny do realizowanych w związku zawodowym zadań poziom dostępu, jeśli chodzi o przeglądanie danych osobowych, zarządzać retencją danych, czyli terminowo usuwać dane, w sytuacji gdy brak podstaw prawnych na dalsze ich przetwarzanie).

Problematyka przetwarzania danych osobowych przez organizację związkową najczęściej dotyczy informacji o przynależności związkowej. Zakres tej kategorii danych wynika z art. 2 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którym do osób mających prawo przynależności do związków zawodowych należą m.in. osoby wykonujące pracę zarobkową, emeryci, renciści, osoby bezrobotne, wolontariusze, stażyści i inne osoby świadczące osobiście pracę bez wynagrodzenia oraz osoby skierowane do pracodawców w celu odbycia służby zastępczej. Przedmiotowe informacje będą dotyczyły wyłącznie osób fizycznych, które uzyskały status członka organizacji związkowej.

PRZETWARZANIE DANYCH O PRZYNALEŻNOŚCI ZWIĄZKOWEJ

W sprawach indywidualnych stosunków pracy związki zawodowe reprezentują prawa i interesy tylko swoich członków. Na wniosek osoby wykonującej pracę zarobkową pracownika niezrzeszonego związek zawodowy może podjąć się obrony jego praw i interesów wobec pracodawcy (art 7 ust. 2 i 3 ustawy o związkach zawodowych). Jednym ze środków prawnych ochrony trwałości stosunku pracy jest obowiązek pracodawcy przeprowadzenia konsultacji wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz rozwiązania takiej umowy bez wypowiedzenia ze związkiem zawodowym (art. 38 oraz 52 ustawy Kodeks pracy).

Pracodawca ma obowiązek zawiadomienia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia oraz rozwiązania bez wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony, z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Zakładowa organizacja związkowa w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia o zamiarze i przyczynach wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony może zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia. W przypadku zamiaru rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (zarówno z przyczyn zawinionych, jak i niezawinionych przez pracownika) związek zawodowy może przedstawić pracodawcy swoją opinię w terminie 3 dni od daty doręczenia pisma pracodawcy.

Zaniechanie zawiadomienia zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia lub rozwiązania umowy zawartej na czas nieokreślony czy też wypowiedzenie dokonane przed upływem terminu na zgłoszenie zastrzeżeń przez organizację związkową stanowi naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę. Tego typu naruszenie procedury wypowiedzenia umowy o pracę może skutkować uznaniem roszczeń pracownika, dochodzonych w procesie sądowym z tytułu wadliwego rozwiązania umowy o pracę na czas nieokreślony. Ustawodawca w art. 30 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych wymaga, aby pracodawca w takich przypadkach, przed podjęciem decyzji, zwrócił się do organizacji związkowej o informację o pracownikach korzystających z jej obrony.

Nieudzielenie tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących takich pracowników. Granice pozyskiwania tych danych osobowych wyznaczają zarówno przepisy prawa pracy, w tym ustawa o związkach zawodowych jak i przepisy RODO.

Dane dotyczące przynależności do związków zawodowych należą do danych osobowych szczególnej kategorii, zwanych zazwyczaj danymi wrażliwymi, których przetwarzanie jest możliwe pod ściśle określonymi warunkami. Przetwarzane są one zarówno przez związki zawodowe, jak i pracodawców, co może wiązać się ze zwiększonym ryzykiem naruszenia przez pracodawcę praw podmiotów danych np. w zakresie dyskryminacji, na co wskazuje także motyw 71 przepisów RODO.

OD TEORII DO PRAKTYKI W KIERUNKU PORADNIKA

W dniu 31 lipca 2024 r. odbyło się seminarium pn.: „Przetwarzanie danych osobowych przez związki zawodowe. Od teorii do praktyki w kierunku poradnika”, zorganizowane przez UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych). Spotkanie to zainaugurowało początek projektu naukowo – badawczego, realizowanego w Katedrze Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego przez Panią dr Dominikę Dörre-Kolasę. Na seminarium nie mogło zabraknąć przedstawicieli związków zawodowych i organizacji związkowych (również SZIK NSZZ „Solidarność).

Na wstępie Pan Mirosław Wróblewski – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zapowiedział powstanie poradnika, dotyczącego ochrony danych osobowych dedykowanego związkom zawodowym.

W kolejnym kroku głos zabrała Pani dr Dominika Dörre-Kolasa, która w obszernej wypowiedzi, a potem dyskusji z prof. dr hab. Łukaszem Pisarczykiem z Katedry Prawa Pracy i Postępowania Cywilnego Uniwersytetu Zielonogórskiego omówili kluczowe pojęcia związane z ochroną danych osobowych oraz zagadnienia budzące wątpliwości, szczególnie w kontekście działalności związkowej.

W podsumowaniu Pan Mirosław Wróblewski - prezes UODO powiedział - „Dzisiejsze seminarium oraz projekt naukowo - badawczy prowadzony przez Panią dr Dominikę Dörre-Kolasę umożliwią wypracowanie stanowiska Urzędu na podstawie doświadczeń praktyki stosowania przepisów. Analiza tematu zarówno od strony teoretycznej jak i praktycznej sprawi, że finalnie opracowany poradnik będzie odpowiadał na zapotrzebowanie rynku i skutecznie, wyczerpująco wyjaśni wszystkie aspekty związane z ochroną danych osobowych przez związki zawodowe. Projekt wpisuje się w prowadzony przez Urząd przegląd i aktualizacje poradników UODO”.

PRZYPOMNIENIE ROZMOWY Z EKSPERTEM – PODSUMOWANIE

Podsumowując, pamiętam słowa znawcy tematu (człowieka dla mnie szczególnego) – „…w Polsce do dnia dzisiejszego, nie powstał i nie został zatwierdzony przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych żaden Kodeks postępowania dla związków zawodowych”.

Zainteresowany tym tematem przeczytałem art. 40 ust. 2 RODO, który wprowadza możliwość, by podmioty reprezentujące określone kategorie administratorów mogły opracowywać lub zmieniać kodeksy postępowania mających pomóc we właściwym stosowaniu przepisów RODO. Kodeksy postępowań jako instrument samoregulacyjny i element tzw. „dobrych praktyk”, ma pomóc określonej kategorii administratorów we wdrażaniu przepisów RODO. Zgodnie z powołanym przepisem państwa członkowskie mogą stworzyć krajowe ramy prawne dla opracowywania kodeksów przez związki zawodowe i inne instytucje reprezentujące administratorów oraz konsultowania ich odpowiednimi organami.

Kończąc mogę powiedzieć, że powstaje właśnie PORADNIK, który jak sądzę będzie odpowiedzią na zapotrzebowanie rynkowe, skutecznie wyjaśniając najczęstsze wątpliwości pojawiające się na styku relacji między pracodawcą i związkiem zawodowym.

Można również liczyć na to, że dzięki temu poradnikowi najważniejsza forma komunikacji w Rzeczpospolitej Polskiej, jaka jest dialog społeczny (porozumiewanie się ze społeczeństwem) zostanie znacząco ułatwiona.