Mini poradnik dla użytkowników samochodów służbowych
Opublikowane według Administrator · 29 Styczeń 2026
Wszelkie kwestie dotyczące floty samochodowej Spółki uregulowane zostały Uchwałą Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. nr 714/2012 z dnia 27 listopada 2012 r. ze zmianami przyjętymi Uchwałą Zarządu nr 27/2025 z dnia 21 stycznia 2025 r.Ad.1. Odpowiedzialność kierowcy za powstałe szkody (co musi wiedzieć pracownik?).
Sprawy szkód komunikacyjnych uregulowane zostały w Rozdziale XV Polityki Samochodowej Spółki.
W razie kolizji lub wypadku drogowego z udziałem samochodu służbowego Użytkownik powinien dochować obowiązków wynikających z przepisów Prawa o ruchu drogowym. Dotyczy to w szczególności dochowania obowiązku wezwania na miejsce wypadku pogotowia ratunkowego, policji, a także w razie potrzeby innych służb ratowniczych oraz udzielenia niezbędnej pomocy ofiarom i pozostania na miejscu zdarzenia do czasu przyjazdu służb.
W przypadku zdarzenia drogowego z udziałem samochodu służbowego Użytkownik powinien wezwać na miejsce zdarzenia policję.
Wobec Użytkowników, którzy zawinili spowodowaniu szkód stosuje się następujące zasady udziału finansowego Użytkownika w likwidacji szkody:
- druga szkoda komunikacyjna spowodowana przez Użytkownika, Użytkownik ponosi koszt udziału własnego przy likwidacji szkody w wysokości do 500 zł;
- każda następna szkoda komunikacyjna spowodowana przez Użytkownika w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, powoduje konieczność poniesienia kosztów udziału własnego Użytkownika przy likwidacji szkody w wysokości do 1000 zł.
Użytkownik ma prawo wystąpić do Dyrektora Biura Logistyki w ciągu siedmiu dni kalendarzowych licząc od dnia wystąpienia szkody o odstępstwo od dochodzenia wobec niego konsekwencji wymienionych powyżej po wcześniejszym zaopiniowaniu przez kierownika jednostki organizacyjnej Spółki/komórki organizacyjnej Centrali Spółki.
Ad.2. Konsekwencje szkód na ubezpieczenia prywatne pracowników.
W 2012 roku Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny uruchomił bazę danych o kierowcach oraz pojazdach, zwaną Rejestrem umów i szkód UFG. Działa ona w ten sposób, że ubezpieczyciele udostępniają UFG dane o zawartych polisach oraz zlikwidowanych szkodach, a UFG gromadzi te wszystkie dane tworząc bazę, która jest udostępniana ubezpieczycielom, w celu weryfikowania podawanych przez klientów danych o przebiegu ich polis ubezpieczenia, czyli szkodach, jakie wyrządzili jako sprawcy.
Dane takie w formie papierowej zbierane były przez UFG od dawna. Jednak zmiana wprowadzona na przełomie 2012 i 2013 roku polega na tym, że dane są udostępniane ubezpieczycielom on-line.
Jest więc możliwość sprawdzenia informacji o szkodowości danej osoby w bardzo prosty i szybki sposób.
Obecnie Ubezpieczyciele są zobowiązani do raportowania szkód z polis ryzyk komunikacyjnych do UFG oraz do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców.
CEPiK to system informatyczny, który obejmuje centralną ewidencję kierowców (CEK) oraz centralną ewidencję pojazdów (CEP). W systemie gromadzone są między innymi dane o pojazdach i ich właścicielach oraz o kierowcach. Dostęp do tego systemu mają również agencje ubezpieczeniowe, które na podstawie danych zawartych w systemie UFG i CEPiK przygotowują ofertę ubezpieczeń komunikacyjnych biorąc pod uwagę zwyżki lub zniżki składki.
Od lipca 2025 r. dzięki zmianom w ustawie o aplikacji mObywatel oraz niektórych innych ustaw w tym ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych wprowadzono zmiany dotyczące usług dostępnych w tej aplikacji. Dodano usługę mStłuczki, która ma na celu umożliwienie udostępnienia w aplikacji mObywatel usługi pozwalającej jej użytkownikom na złożenie zgodnego oświadczenia o zdarzeniu drogowym i przekazania go wraz z dokumentacją zdjęciową do zakładu ubezpieczeń osoby poszkodowanej jako formalnego zgłoszenia szkody. Oznacza, to, iż Ubezpieczyciele dostali dodatkowe narzędzie do weryfikacji szkodowej lub bezszkodowej kierowców przy składaniu ofert ubezpieczeń komunikacyjnych. W bazach jest możliwość sprawdzenia przebiegu szkodowego na kilka sposobów:
- wpisując PESEL oraz imię i nazwisko, jednak to PESEL jest kluczowy);
- wpisując nr rejestracyjny;
- wpisując nazwę firmy i REGON.
Jeśli chodzi o możliwość wykupu dla pracowników PLK kierujących pojazdami służbowymi ubezpieczenia zapewniającego ochronę ich zniżek w ubezpieczeniu komunikacyjnym to niestety, ale nadal na rynku nie ma odrębnego produktu na otwartym programie ubezpieczeniowym, który dawałby gwarancję braku utraty zniżek po szkodzie z winy kierowcy wznawiającego polisę indywidualnie.
Takie ryzyko jest dołączane do polisy indywidualnej jako dodatkowa klauzula, ale obowiązuje ono tylko w Towarzystwie, w którym została wystawiona polisa i musi być wykupiona wraz z pełnym pakietem ubezpieczeń na dany pojazd. Najczęściej ochrona obowiązuje również tylko w przypadku pierwszej szkody.
Ad.3. Zasady zgłaszania szkód (wytyczne, jak się zachować, jak zgłosić?).
Zgodnie z paragrafem 36 ust. 3 Polityki Samochodowej Spółki, Użytkownik jest zobowiązany do zgłoszenia powstałej szkody komunikacyjnej na piśmie lub w formie e-mail z podaniem opisu zdarzenia, sprawcy oraz uszkodzeń pojazdu do Administratora floty i ILG najpóźniej następnego dnia roboczego po zdarzeniu.
W celu rozliczenia z ubezpieczycielem, w przypadku zaistnienia szkody wynikłej z kolizji lub wypadku drogowego samochodu służbowego, jego Użytkownik lub Dysponent ma obowiązek:
- powiadomić niezwłocznie o zdarzeniu ubezpieczyciela lub firmę likwidującą szkody w imieniu ubezpieczyciela bądź firmę brokerską, która rejestruje szkodę oraz udziela instrukcji, dotyczących dalszych czynności niezbędnych do jej likwidacji;
- złożyć wymagane do likwidacji szkody dokumenty oraz umożliwić wykonanie oględzin przez ubezpieczyciela.
W przypadku niedopełnienia czynności, wymienionych powyżej, Użytkownik zostanie obciążony kosztami likwidacji powstałej szkody.
W przypadku konieczności wezwania pomocy drogowej Użytkownik samochodu służbowego wzywa pomoc Assistance, wskazaną przez infolinię Wykonawcy realizującego umowę serwisową lub przez właściciela pojazdu w przypadku umów najmu i leasingu lub kontaktuje się z Administratorem floty w jednostce.
Szczegółowe dane kontaktowe oraz zasady zgłaszania znajdują się w instrukcji ubezpieczeniowej, z którą każdy Użytkownik ma obowiązek zapoznać się. Instrukcja stanowi załącznik nr 1 do niemniejszego pisma.
Ad.4. Wyjaśnienie procedury zgłaszania szkody parkingowej (jak klasyfikować szkody?).
Szkoda parkingowa to uszkodzenie pojazdu, do którego dochodzi gdy pojazd nie jest w ruchu (zaparkowany), najczęściej w wyniku nieostrożnego manewrowania lub nieuwagi innych użytkowników dróg. Najczęstsze przykłady to zarysowania, otarcia, wgniecenia, uszkodzone lusterka czy pęknięte reflektory. Termin ten może dotyczyć również aktów wandalizmu, takich jak celowe zarysowanie samochodu.
Przykłady szkód parkingowych:
- Zarysowania karoserii: najczęściej spotykany rodzaj szkody.
- Wgniecenia: na drzwiach, błotnikach lub zderzakach.
- Uszkodzenia lusterka: urwanie lub złamanie.
- Pęknięte lub zbite reflektory: często spotykane podczas kolizji.
- Uszkodzenia felg np. zadrapania.
Przyczyny szkód parkingowy parkingowych:
- nieostrożne manewrowanie,
- uderzenia podczas parkowania lub wyjeżdżania,
- zbyt ciasne parkowanie - brak wystarczającej odległości między pojazdami,
- nieuwaga - brak świadomości otoczenia lub nieprawidłowa ocena odległości,
- działanie czynników zewnętrznych - spadający konar drzewa lub sople,
- wandalizm - celowe uszkodzenie pojazdu, np. zarysowanie kluczem lub przebicie opony.
W przypadku szkód parkingowych, w celu uniknięcia przypisania szkody do PESEL zgłaszającego, przy zgłaszaniu szkód należy podawać tylko dane pojazdu oraz dane Spółki, która jest podmiotem wskazanym w polisie komunikacyjnej. Przy zgłoszeniu należy zaznaczyć, że sprawca nie jest znany, a przy tym nie jest możliwe podanie PESEL-u sprawcy zdarzenia.
Zgłaszając w ten sposób szkodę możemy uniknąć problemu zwyżki składki przy pojazdach prywatnych.
W każdym innym przypadku, gdzie mamy do czynienia ze zdarzeniem szkodowym, wypadkiem, w którym biorą udział osoby/podmioty trzecie, lub na miejsce zostaje wezwana policja podanie danych użytkownika pojazdu/kierowcy/sprawcy zdarzenia jest obowiązkowe.
Ad.5. Rozszerzającym zagadnienie jest Instrukcja dla kierowców - pracowników, którzy użytkują samochody służbowe (dostępna w jednostkach i komórkach organizacyjnych PLK).
Na podstawie materiału otrzymanego z Biura Logistyki Centrali PLK